福州市福耀高等研究院机要文件管理工作规定（试行）

第一章  总  则

第一条  为切实加强机要文件管理，确保国家秘密安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中共中央关于加强和改进保密工作的意见》（中发〔2016〕5号）等有关文件要求，结合实际，制定本办法。

第二条  机要文件是指中央、省、市制发的标有“秘密”、“机密”、“绝密”等密级的文件。

第三条  办公室为机要公文的管理单位，负责机要文件的具体管理工作。

第四条  应配备政治可靠、社会关系清楚，同时具有高度的保密意识和较高业务素质的中共党员担任专门机要管理员。

第二章  文件的接收、登记

第五条  机要文件接收处理程序：

（一）机要投递员收到通过机要渠道投递的文件后，首先检查文件袋有无破损，如有破损应视情况轻重，向来文单位说明；

（二）机要管理员与投递员当面拆封，清点文件份数和份号，核对文件有无错投，份号有无中间间断，如发现问题，及时向来文单位查询并采取相应的处理措施；

（三）登记。通过机要渠道收到的文件按不同属类分别登记在收文登记簿上，注明收文日期、文号、密级、份数、发文单位、文件名称等；通过内网接收的文件，如需打印或拷贝的，经保密工作分管领导签字审批方可打印。

（四）呈批。及时将机要文件呈有关领导批阅。

（五）传阅。严格按机要文件传阅规定处理。

（六）回收。机要文件传阅完毕后要及时回收，核对入柜，以备存档。

（七）归档。机要文件的归档要齐全，分类要准确。

（八）销毁。机要文件的销毁要严格登记手续，注明所销文件的发文字号、份数及销毁时间。

第三章  文件传阅

第六条 机要文件送阅范围严格按文件规定执行，所有机要文件均应先呈有关领导阅批，然后按批办的范围进行传阅。

第七条  文件的送阅

（一）机要管理员按确定的送阅范围，呈送领导阅批。领导如有批示需送其他校领导的，按批示意见办理。

机要管理员要掌握文件传阅速度和文件去向，并于每日下班前取回，存放保险柜。

（二）文件传阅要迅速、及时。急件随到随办，一办到底。一般件在半月内处理完毕。需要具体落实的文件，先送主管领导提出落实意见，再呈主要领导审阅。

（三）机要文件如需部门、学院办理的，由机要管理员通知有关部门、学院负责人到机要阅文室阅读，任何人不得擅自将机要文件带离机要室。

第八条  文件的借阅

（一）机要文件原则上不外借，确需借阅的需经党委办公室领导批准，并严格履行登记手续。

（二）机要文件借阅人原则上为部门、学院主要负责人。借阅人对文件负有安全和保密的责任，严格按要求保管机要文件。

（三）查阅绝密级文件，须经研究院主管领导批准，并在机要室阅文室内阅读，不得将文件带出机要室。

（四）文件借阅期限。秘密级文件借阅期限最长为10个工作日，机密级文件借阅时间最长为5个工作日。借阅人应及时归还，机要管理员对借出的文件应及时追回。

（五）借阅人员要爱护文件，妥善保管，确保安全，不得私自复印、翻印或随意摘录文件内容，不得在文件上涂改、勾划。凡造成文件损坏、丢失者，按有关规定严肃处理。

第四章  文件管理

第九条 不得在非涉密计算机系统或传真机中存储、传输机要文件。

第十条 个人不得私自复制、摘抄、销毁或留存机要文件，不得携带回家或携带到公共场所。

第十一条  文件的保管

（一）所有机要文件均统一存放机要保密室保险柜内。

（二）各部门外出工作、参加会议带回的或从其他途径收到的机要文件，应于收到当日交由办公室统一保管。

（三）机要管理员要定期核查清机要文件，做到每日清点当日送出和回收文件，每月彻底清查一次所有文件。清查中，发现遗失情况，应及时向主管领导和有关单位报告，并设法追查和补救。

第十二条  文件的清退、销毁

需要清退和销毁的机要文件，严格执行上级主管部门关于文件清退、销毁文件的规定：

（一）对须清退的中央、省、市文件按上级要求按时清退；

（二）对无须清退的中央、省、市文件，及未标注密级的中央文件由机要室留存，妥善管理；

（三）当年的机要文件应在次年4月底前清退、销毁完毕。

（四）销毁文件必须严格按照有关要求，文件销毁前要严格清点、登记，经有关领导批准后，实行两人监销，定点销毁，任何单位和个人不得自行销毁。

第五章  附  则

第十三条  存储中央、省委和市委文件的磁盘、光盘等介质按所存文件的最高密级管理。

第十四条 本暂行办法由办公室负责解释，自发布之日起施行。