福州市福耀高等研究院会计档案管理办法（试行）

第一章  总  则

第一条 为加强研究院会计档案管理，统一会计档案管理制度，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》（国家档案局令第79号）、《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）的有关规定，结合研究院实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于福州市福耀高等研究院。

第三条 本办法所称会计档案是指研究院在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第四条 财务处负责研究院会计档案的整理、装订、移交、鉴定、销毁工作。

第五条 财务处应在内部设立会计档案室，指定专人负责会计档案的日常管理工作，明确会计档案管理岗位的职责，应建立健全会计档案的内部控制制度，定期对研究院会计档案管理工作进行指导、检查和监督，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第六条 财务处要指定专人负责留存财务处的会计档案管理工作，指导会计人员做好会计档案的日常管理、装订等工作。

第七条 各单位负责人要重视会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。    

第二章  会计档案的内容

第八条 研究院的会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映研究院经济业务的重要史料和证据。会计档案主要分为以下几类：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、盘点对账资料、其他重要资料、其他会计资料和会计电算化资料。

第九条 会计凭证包括原始单证、记账凭证。

（一）原始单证是指证明经济业务已经发生，明确经济责任，并作为记账依据的各种原始的单据和证明，它是会计核算的重要资料。常见原始单证如：报销封面、采购合同、申请单、立项审批表等。

（二）记账凭证是指会计人员按照规定对原始单证进行审核后填制的会计凭证，研究院根据会计电算化的要求设置统一、通用的记账凭证。

第十条 会计账簿是指用来记录和反映经济活动全部过程的簿籍。常见会计账簿包括总账，明细账，日记账，资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

第十一条 财务报告是指各种月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明等。

第十二条 盘点对账类资料，包括固定资产报告、贵重物资盘点报告、现金盘点和应收应付往来对账单等。

第十三条 其他重要资料：财务处起草的规范性文件、预决算资料、各类考核执行情况资料、投资立项文件、审计报告、公检法文书。

第十四条 其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、职工工资发放表、学生奖助发放清册、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书、重要的合同、物资收发凭证及其他具有保存价值的会计资料。

第十五条 会计电算化资料是会计档案的重要组成部分，会计电算化资料包括以下内容：

（一）财务会计软件的光盘、磁盘、软件使用说明书、操作手册等；

（二）会计科目、辅助核算对象；

（三）财务资料电子化形式存在的其他会计资料，如电子发票、电子合同等。

第三章  电子会计档案管理要求

第十六条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：　　　　　　　　　　

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

第十七条 满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可以电子形式归档保存，形成电子会计档案。未满足以上条件的，仍需以纸质档案加电子文档相结合形式进行会计档案管理。

第十八条 会计核算过程中形成的各类电子文档资料，按照本管理办法要求进行管理。

第四章  日常档案整理

第十九条 财务处人员日常办公用的资料必须分类管理，合同、文件、未结单证必须分类存放，必须建立文件目录清单，标识清晰，分类保管。发票、汇票、工资册等重要单证应上锁保管，禁止置于桌面、柜面等容易丢失、泄密的开放式场所。

第二十条 个人保管的档案、文件等资料对应的业务已经结案或过期的，应及时整理完整并存档。任何人不得将会计档案据为己有，或长期占用会计档案。

第二十一条 财务处负责指导研究院会计档案管理工作，指定专人负责组织会计档案日常整理、保管、归档工作。资金管理员不得参与会计档案管理相关工作。

第二十二条 财务处应统一规范会计档案的封面样式、装订材料、装订要求。

第二十三条 财务处应组织会计档案资料管理工作：

（一）财务处要建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序，健全各类账簿的记录和保管要求，统一各类财务报告的格式和编报时间，保证会计档案的完整、及时、规范。

（二）财务处每月25日前完成上月会计凭证整理和装订工作。作为档案的会计凭证应按照规定的内容填制齐全，填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计主管人员应在凭证上签名或盖章。对日常业务单据，各岗位财会人员应规范日常业务单据整理，做到“日清月结”。

（三）各类会计账簿，应按月结账，按年作为会计档案保管，并制作年度会计账簿。账簿应注明：账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、账簿启用和起止日期。

（四）符合本管理办法第十六条规定，形成的电子会计档案，可以采用电子档案存档的方式进行存档，电算化处理自动生成的账簿，刻录于磁盘、光盘中进行存档。不符合该规定的，仍采用纸质文档方式进行存档，电算化处理自动生成的账簿，每年应按月打印出纸质会计档案，制作纸质会计账簿进行存档。

（五）其他各类财务报告（或资料），应分别财务报告的性质，按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告(或资料）应加盖财务主管人员、复核、会计、装订人员的签章。

第五章  日常档案的保管

第二十四条 按国家档案局令第79号《会计档案管理办法》规定由财务处临时保管会计档案三年，当年形成的会计档案在会计年度终了后归集整理档案，并由财务处指定会计人员保管钥匙。三年以上会计档案和资料需移交至研究院档案室统一管理。会计档案移交研究院档案室时，必须填制一式两份的会计档案移交清册，财务处和研究院档案室各执一份。

第二十五条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年、30年两类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第二十六条 保管期限原则上要按照本办法附表执行，本办法附表规定的会计档案保管期限为最低保管期限。会计档案具体名称与附表不相符的，应比照类似档案的保管期限办理。  

第二十七条 永久性保管的会计档案，会计档案室应在档案封面上标明“永久”字样，并单独保存。

第二十八条 研究院档案室应不断改善会计档案保管条件，保证会计档案存放的通风、通气、干燥，防止霉烂、虫蚀、鼠咬，电算化档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折。

第二十九条 研究院任何单位和个人不得擅自涂改、拆封、抽换会计档案。

第六章  档案的移交和移动

第三十条 档案交接双方应当办理会计档案交接手续。财务处应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案的名称、编号、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限、已保管的期限等信息。

第三十一条 电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

第三十二条 研究院档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

第三十三条 会计档案交接至研究院档案室，交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后，交接双方经办人和监交人（财务处主管人员）应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。移交清册一式两份，交接双方各执一份。

第三十四条 其他各单位如遇合并、分离、撤销等变动，应及时做好会计档案交接手续。  

第三十五条 已经立卷归档后的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换；移交到研究院档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新装订的，需按研究院档案管理规定办理手续后，由财务处复核会计、财务处专职档案管理会计、研究院档案室管理人员三人共同拆封整理。  

第七章  查阅、复制、外借

第三十六条 财务处应当建立健全会计档案的查阅、复制登记制度，保证会计档案的安全、完整。会计档案查阅登记簿，需要记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。

第三十七条 财务处人员查阅、复制、外借会计档案，需持有财务主管人员签字的会计档案借阅登记表。

第三十八条 非财务处的其他单位查阅会计档案，需要持有经财务处主管人员、经办单位主管人员共同签字的借阅登记表，并在财务处人员共同陪同下，可查阅会计档案。

第三十九条 外单位和个人应凭介绍信、有效身份证明和经分管领导签字确认的借阅登记表，并在财务处人员或研究院指定人员共同陪同下，可查阅会计档案。

第四十条 非财务处的其他单位、外单位和个人原则上禁止复印、拍照、摘抄会计档案、禁止借出会计档案。

第八章  档案销毁

第四十一条 财务处定期组织相关部门共同对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以进行销毁，以免越积越多，造成存放困难。研究院任何单位和个人不得擅自销毁会计档案。

第四十二条 保管期满但尚未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出存档，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。单独抽出存档或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第四十三条 保管期满的会计档案，除本办法第三十五条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

（一）由财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；审计处对销毁清册进行审核，确保拟销毁会计档案符合档案管理要求。

（二）财务主管人员、研究院档案管理部门负责人、财务处复核 会计、审计处主管人员在销毁清册中签署意见，分管领导对销毁清册进行最终审核并签署意见。

（三）财务处负责组织会计档案销毁工作，审计处派员共同监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告分管领导。

（四）电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由财务处、审计处和信息系统管理机构共同派员监销。

第九章  附则

第四十四条 本管理办法由财务处负责起草、解释与修订。

第四十五条 本管理办法自发布之日起生效。

附表一：会计档案保管期限